前  言

虽然签订销售（买卖、供货）合同已经是当今钢材建材、五金水暖、消防卫浴等贸易领域中常见的基本操作流程。但是由于部分企业规模小、历史上形成的交易习惯、嫌合同签订太麻烦、客户零散等原因，也仍然存在对外贸易经营中没有签订销售合同，仅有销售单、送货单、货物单、提货单等。对于这种没有销售合同、仅有销售单据的贸易企业，如何在订单采购、货单制作、货物送达及签收等流程中防范法律风险，让销售单据具有合同的作用，固定证据等显得至关重要。本文就从采购订单、货单制作、货物发送、货单签收等方面，提出相关法律建议与措施。

一、货物采购订单洽谈、确定阶段。

（一）采购货物订单对于贸易流程、证据链条的重要性。

1、采购订单的洽谈与确定是贸易流程的重要环节。对于贸易企业而言，对外贸易生意是一个过程，包括双方洽谈阶段、货物供应采购确定阶段、备货及送货阶段、货物签收及查验阶段、货款支付及结算阶段，而双方洽谈阶段是贸易生意的起点。

2、采购订单是整个贸易法律关系中证据链条的重要组成部分，也是对后续供货的补充。对于货物买卖的法律关系、证据而言，货物买卖也是一个证据链接，综合性的前后关系，而采购订单的洽谈、确定则是重要的证据。如果贸易企业后续供货过程中，货单制作不规范、货单签收不规范等问题，则采购订单的洽谈、制作、确定则是重要的补充与补正，需要引起贸易企业足够的重视。

（二）采购订单洽谈、确定阶段的标准化动作、法律措施

1、采购客户是公司、企业、工程项目等情况下，贸易企业应该重视采购订单洽谈与确定信息的证据固定，重视微信群的作用。

当客户是公司，企业或某个项目工地时，采购单位（需方）肯定会指定采购员、销售部，甚至是财务部等固定人员与贸易企业对接。此时，作为贸易企业，应该及时组建客户对接群，将客户方人员、贸易企业人员组建成一个微信群。当客户确定好采购订单信息（如货物数量、规格及型号、单价等）时，应及时在微信群进行固定。

具体办法有三种：

（1）贸易企业及人员应该自己制作采购订单（含客户名称、采购货物数量、规格、单价等信息），将采购订单发至微信群，让客户方进行确认。

（2）如果客户方有专门的采购订单，则可以对最后确定的采购订单再进行确认（特别是客户方人员）。

（3）如果贸易企业没有专门的采购订单模板、客户方也没有采购订单模板，则贸易企业人员只能通过数字形式，列举采购货物的信息，让客户方确认。

确认上述采购订单信息时，贸易企业人员应该用文字形式，少用、不用语音、录音、语音通话形式。

2、当客户是个人，且采购数量较多时，务必注意确认客户真实姓名、联系方式、甚至身份信息。

当采购客户是个人时，除了参照上述客户是企业公司的标准化动作及法律建议外，还应得注意确认个人客户的具体信息。

（1）贸易企业人员应当以“准确发货、公司制度、对客户负责”等理由核对客户个人信息。

因为对于个人客户，除了上面提到的参照客户企业制度执行外，还有最重要的工作是获得客户个人信息。因为这个关系到，以后一旦个人客户逾期付款，贸易企业想通过法律途径、起诉解决，没有客户个人信息（至少是身份证号）就无法起诉，无法维权。

至于如何获得客户个人信息，销售人员应该相近办法，寻找理由，比如需要准确发货、公司制度、对客户负责等。

二、货单制作阶段。

无论是送货单，还是提货单、发货单，对于没有签订销售合同的企业而言，货单就是将来唯一的核心的证据资料。所以货单的制作非常重要。

1、客户信息必须全面、准确记载在货单上。

客户信息就是采购人，也就是法律上的买方，也是将来一旦进入司法诉讼程序，法院认定债务人身份的主要依据。

（1）公司客户，务必在采购人（买方、客户）栏目记载公司的全称，不能用简称，且留下准确的联系方式、收货位置等。

（2）客户是个人，务必写客户全名，不能模糊、笼统写“王总、李总”，同时记载收货地址、精准的联系方式。

2、收货地址、联系电话要精准。

3、充分利用货单的备注栏，将货物质量、数量等条款写入，让货单具备合同的法律意义，减少后续争议。

整个贸易往来中，对于供货方（卖方）而言，将货物送到，且能确定货物数量、规格、质量没有异议，是获得货款的前提与基础，也是基本义务。而很多买卖合同纠纷之所以出现争议，主要原因在于货物存在质量、数量的争议没有及时解决。

（1）要记载及时付款内容。如“收到本货物后，应在××日内付款，否则视为逾期”。该条款形式上双方可接受，但背后的法律意义很重大，关系着将来付款期限的确认、违约责任的起算点问题。

（2）要记载货物数量、规格检查内容。如“本货单签收前，应查验货物数量、规格，签收即视为对货物数量、规格的认可”。

（3）要记载货物质量查验内容。如“若有质量问题，应在本货单签收××日内提出，否则视为对货物质量的认可”。

4、货单制作完毕后，要及时告知客户、收货人、对接人。

货单制作完毕后，发货前，一定要通过微信形式拍照发给客户确认，尤其是对客户名称、地址、货物数量及规格、价款的确认。该标准动作的法律意义在于固定发货的内容，以免将来引起争议，同时可以起到与实际收货相符的意义。

   三、发货后，务必将货物送达情况、货单签收情况告知客户，进行确认。

发货、收货阶段是贸易中最重要的环节，也是最容易发生争议的环节。因为贸易往来的很多不规范操作、习惯等原因，导致货单没人签字、签字人不是公司负责人或项目负责人、签字栏是司机等等。一旦后来客户不认可，则对于供货企业而来无疑是百口难辩。所以，发货阶段必须进行如下4个标准化动作。

1、货物发出情况（发送的物流情况、物流单、货单等）要告知客户，通过微信群、微信形式告知。

2、货物送达后，务必让接收人签字。

3、签收的货单回来后，务必将已经签收的货单再次拍照，通过微信、微信群形式发给客户进行确认，只要客户确认收到货物，则供货方的主要义务就完成了。

4、每月、每季度要进行对账、结算。

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